قد تبدو القاعدة في الكتابة المبسطة التي تتطلب منك عدم تجاوز مهامك أكثر من سبع خطوات مقيدة. من واقع خبرتي ، فإن تلك الإجراءات التي قد تتطلب أكثر من سبع خطوات قليلة. في الواقع ، عادة ما تكون إجراءات “واحدة من” النوع ، مثل إجراءات الصيانة وإجراءات الإعداد وإجراءات التثبيت. أنا متأكد من وجود الآخرين أيضًا ، لكن دعنا ننظر فقط إلى هؤلاء.
تجميع المهام في إجراءات الصيانة
من المهم أن نتذكر سبب قلقنا بشأن التقليلية. نعم ، من الأسهل القراءة والاستخدام ، لكن البساطة تطورت أيضًا لخدمة التأليف المستند إلى الموضوع الذي نستخدمه لإنشاء أجزاء قابلة لإعادة الاستخدام بنجاح. لذا ، من هذا المنظور ، تابع واكتب الإجراء المكون من 17 خطوة. تراجع الآن وانظر إلى هذا الإجراء المطول:
- هل تصف أيًا من الخطوات المهمة التي تقوم بتنفيذها في العديد من إجراءات الصيانة ، مثل فتح مقصورة يتم إجراء الصيانة فيها؟ في هذه الحالة ، اكتب هذا الإجراء كموضوع واحد ، فتح المقصورة، والإشارة إلى هذا الموضوع حسب الضرورة في جميع الإجراءات.
- هل أي من الخطوات الواردة في هذا الإجراء الطويل مستخدمة في أي إجراء صيانة آخر ، مثل إجراء استكشاف الأخطاء وإصلاحها؟
على سبيل المثال ، لنفترض أنك تكتب موضوعًا حول تغيير زجاجة الماء في آلة موسيقية. يجب عليك إزالة واستبدال زجاجة الماء لإجراء هذا الإجراء وزجاجة الماء في المقصورة المذكورة أعلاه. لديك تعليمات لإزالة زجاجة الماء وتعليمات أيضًا لاستبدال زجاجة الماء. حتى لو كان هذا الإجراء هو الإجراء الوحيد الذي من أجله تقوم بإزالة واستبدال زجاجة ماء ، فسأستمر في تقسيم هذه الخطوات إلى موضوعات صغيرة خاصة بهم. ومع ذلك ، هناك احتمالات ، يتم تنفيذ هذه المهام لعدد لا يحصى من الإجراءات الأخرى.
قد تضطر أيضًا إلى إزالة زجاجة المياه واستبدالها لاستكشاف أخطاء تسرب الهواء أو إجراء بعض إجراءات التنظيف التي تتضمن زجاجة الماء. لذلك ، يمنحك هذا موضوعين آخرين قابلين لإعادة الاستخدام: إزالة زجاجة الماء و استبدال زجاجة الماء. لا تنس ، قد تتمكن من إعادة استخدام هذه المعلومات ليس فقط في مكان آخر في المستند الخاص بك ولكن على أداة أخرى أيضًا. إن وجود هذه الموضوعات كأجزاء فردية هو ما يجعل إعادة الاستخدام ممكنة.
حسنًا ، لقد قللنا الآن من المهمة التي سنعيد استخدامها بالتأكيد ، فتح المقصورةوالخطوات التي يمكن إعادة استخدامها ، إزالة زجاجة الماء و استبدال زجاجة الماء. ما تبقى هو الخطوات اللازمة للقيام بكل ما عليك القيام به لزجاجة الماء هذه. لذلك يمكن أن يكون لديك إجراء ل تنظيف زجاجة الماءو التحقق من عدم وجود تسرب في زجاجة الماءو إعادة تعبئة زجاجة الماء. في الواقع ، كل ما تفعله بزجاجة الماء السيئة هو بينك وبين صانعك. بالإضافة إلى ذلك ، ستشير كل هذه المهام الأخرى إلى كل موضوع منفصل حسب الضرورة. على سبيل المثال:
تنظيف زجاجة الماء
- افتح باب المقصورة. هذا رابط ل فتح المقصورة. (4 خطوات)
- قم بإزالة زجاجة الماء. هذا رابط ل إزالة زجاجة الماء. (5 خطوات)
- بلاه بلاه نظيفة. (خطوة واحدة)
- بلاه بلاه جاف. (خطوة واحدة)
- استبدل زجاجة الماء. هذا رابط ل استبدال زجاجة الماء. (5 خطوات)
- أغلق المقصورة. هذا رابط ل إغلاق المقصورة. (3 خطوات)
القصد من كل هذا هو تحويل الإجراء المكون من 17 خطوة إلى 3 إجراءات قابلة لإعادة الاستخدام أو أكثر وربما بضع إجراءات “واحدة من”. هذا يجعل هدف الخطوات السبع أكثر قابلية للتطبيق.
تجميع المهام في إجراءات الإعداد والتثبيت
عادة ما تكون إجراءات الإعداد “واحدة من” الإجراءات. بعد أن يقوم العميل / المشغل / المستخدم بتهيئة نظامهم ، نادرًا ما يقوموا بزيارة المنطقة مرة أخرى. إجراءات التثبيت هي بالتأكيد واحدة من الإجراءات لأنه بمجرد إجرائها ، فإنها لا تترك أصابعنا متقاطعة هنا ويجب إعادة تنفيذها مرة أخرى.
هذا لا يعني أنه لا يمكنك أو لا يجب أن تشفق على المسكين الذي يقوم بهذه الإجراءات وتستمر في إثقال كاهلهم بأقسام الخطوة الـ 17 الجبارة. لا! لكن ما هو الكاتب ليفعل؟
تجميع إجراءات الإعداد
إجراءات الإعداد أسهل قليلاً في التجميع في هذا الصدد. إنها مسألة إنشاء مجموعات عشوائية إلى حد ما يمكنك الكتابة عنها. على سبيل المثال ، باستخدام شاشات تكوين البرامج ، يمكنك كتابة تعليمات منفصلة لكل شاشة. ومع ذلك ، قد تكون بعض هذه الشاشات مليئة بالإعدادات التي قد تحتاج إليها عقليًا لتقسيم المعلومات الموجودة على الشاشة ثم الكتابة إلى تلك الأجزاء.
كان لدي شاشة واحدة قسمتها إلى 5 مجموعات مختلفة لأغراض التوثيق. كان لهذا فائدة إضافية تتمثل في جعل أجزاء الشاشة أكثر قابلية للبحث في كل من التعليمات عبر الإنترنت وفهرس المستندات المطبوعة. لا يزال لدي بعض المهام التي تجاوزت حدود الخطوات العشر ، لكنها كانت صفقة لمرة واحدة.
تجميع إجراءات التثبيت
يمكن أن تكون إجراءات التثبيت أكثر صعوبة في المجموعة. تتضمن بعض إرشادات التثبيت فقط وضع قرص DVD في محرك الأقراص والاختيار تثبيت. ولكن ، ماذا لو كانت الأداة / الجهاز / العملية التي تكتب عنها تتطلب من شخص خدمة لتثبيتها وإدارة التكوينات المخصصة على طول الطريق. أعتقد أنه يمكننا فقط إخبار المثبت أن هذا هو سبب حصولهم على دولارات كبيرة. قد يعطونك حجة.
من الواضح أنك ستقوم بتقسيم الإجراءات إلى أقسام مختلفة من التثبيت ولكن هذا لا يزال يترك لك بعض الأقسام التي يبدو أنها تتطلب 17 خطوة ممكنة لدينا. هذا هو المكان الذي يمكنك فيه استخدام التقطيع مثل التقطيع ، وليس بالضرورة مع إعادة الاستخدام في الاعتبار.
لا داعي للقلق بشأن جعل كل قسم في التثبيت في موضوع فردي. هذا “واحد من” ولا يحتاج إلى أقسام موضوعية حقيقية. هذا ما لم يكن إجراء التثبيت هذا مشابهًا للعديد من إجراءات التثبيت الأخرى المستخدمة بواسطة جميع أو معظم الأدوات أو التطبيقات التي تكتب من أجلها. في هذه الحالة ، كن مجنونًا وقم بإنشاء مواضيع فردية. ستخدمك جيدا.
تخيل شخصًا فقيرًا في الخدمة الميدانية (FS) ، يحدق في سطور التعليمات ، ويقسم انتباهه لمشاهدة ردود الأجهزة ، ويحتاج إلى الذهاب لتناول الغداء أو الحمام أو حك أنفه. يحتاج هذا المسكين إلى فترات راحة منطقية في الإجراء حيث يمكن أن يحدث هذا دون أن يفقد مكانه. يمكن أن يوفر إدخال عنوان جديد ، لا يزال داخل القسم ، في مكان تتغير فيه المهام ولو قليلاً ، بعض الأمل في الخطوات السبعة إلى العشر المثالية.
هناك حيلة أخرى يجب مراعاتها وهي الإجراء ضمن الإجراء. أبسط مثال على ذلك هو النظر إلى المهام التي يتعين على FS إعادة التشغيل مرة أخرى. ابدأ كل قسم من هذه الأقسام بعنوانه ثم افعل شيئًا كالتالي:
- قم بتسجيل الدخول إلى النظام:
- أدخل اسم المستخدم الخاص بك.
- ادخل رقمك السري.
- حدد تسجيل الدخول.
- افتح المقصورة:
- حدد موقع الباب في الجزء الخلفي من الصك.
- ارفع المزلاج.
- اسحب المقبض لأسفل.
- أدخل بتات التكوين الصحيحة لهذا التثبيت:
- وهكذا دواليك
لاحظ أنه يمكنك حشر الكثير من الخطوات في مثل هذا التنسيق. أنت بحاجة للتأكد من أنك لا تقوم بإنشاء تسلسل هرمي مصطنع. موظفو FS منطقيون للغاية وسوف يتم طرحهم من خلال تسلسل هرمي مصطنع ويسخرون منك خلف ظهرك.
لاحظ أيضًا أنه يمكنك كتابة الخطوة الأولى لإعادة الاستخدام ، ما عدا في هذه الحالة. لا يولي موظفو FS أي اهتمام لكتاباتك لذا لن يهتموا إذا تكررت. كما أنهم لا يريدون ترك مكانهم الحالي على الصفحة للعثور على مجموعة التعليمات المتكررة في كثير من الأحيان. قد لا يكون FS هذا هو نفس الشخص FS الذي بدأ التثبيت إذا كانت وظيفة متعددة الأشخاص. هذا هو المكان الذي يكون فيه معرفة جمهورك والتعاطف مع جمهورك أمرًا في غاية الأهمية.
تعجبني بنية الخطوة> الخطوة الفرعية الموضحة في خطوات المثال ، ولكنها تحتوي على مأزق: بعض المستخدمين لا يفهمونها. هذه ليست مشكلة في العادة مع موظفي FS ، ولكن في إجراءات العميل ، لا يستطيع بعض العملاء رؤية ما بعد الخطوة للقراءة إلى Substep. لقد شاهدت هذا في جلسات اختبار قابلية الاستخدام. يقرأ المستخدم السطر “افتح المقصورة”. ثم تقول ، “لا أعرف كيف أفتح الحجرة.” في انتهاك كامل لقواعد اختبار قابلية الاستخدام ، تريد أن تقول شيئًا ما مباشرةً للمستخدم – في الواقع تريد الصراخ عليهم – لكن منسق قابلية الاستخدام أغلق فمك.
استخدم بعض البراعة واكتشف ما إذا كان بإمكانك تقليل إجراءاتك إلى 7 خطوات أو 10 خطوات على الأقل أو أقل. لن يكون ذلك ممكنًا دائمًا ولكننا نعيش في عالم غير كامل.