اعتمادًا على ملف تعريف شركتك المحدد ، يمكن أن يختلف عدد خطوط الهاتف التي يحتاجها عملك. على الرغم من أنك بالتأكيد لا تحتاج إلى خط هاتف واحد لكل موظف ، إلا أنك لا تريد أيضًا قطع الكثير من الزوايا.
لمساعدتك في تحديد عدد خطوط الهاتف التي يحتاجها عملك ، ضع في اعتبارك ما يلي:
- غالبية موظفيك في المجال: إذا كان لديك شركة إنشاءات تضم 50 موظفًا ويعمل أربعة منهم فقط في المكتب ، وترك الباقي في مواقع العمل ، فلن تحتاج إلى 50 خط هاتف. بدلاً من ذلك ، سيكون من الحكمة شراء أربعة خطوط لموظفي مكتبك ، بالإضافة إلى خط بريد صوتي واحد وخط أو خطين لأجهزة الفاكس الخاصة بك. يمكنك تغيير هذا التكوين بالطبع. إذا كان عملك مشغولاً للغاية ، ففكر في شراء ثلاثة أو أربعة خطوط للفاكس.
- لديك عدد كبير من المكالمات اليومية الواردة والصادرة: إذا كنت تمتلك شركة تسويق عبر الهاتف تضم 25 موظفًا ، كل منهم يجري مكالمات هاتفية 8 ساعات في اليوم ، يجب أن تفكر في شراء 35 أو 40 خطاً فقط للمكالمات التي يجريها موظفوك. تعد إضافة سطرين آخرين للفاكس فكرة جيدة أيضًا.
كقاعدة عامة ، إذا كان عملك يضم حوالي 15 موظفًا ، فيجب أن تفكر في شراء خط هاتف واحد لكل موظف يقوم بإجراء مكالمات في مكتبك. ولكن إذا كان عملك يضم أكثر من 15 موظفًا ، فإن الحل الأرخص هو الانتقال إلى دائرة مخصصة تحتوي على 24 خط هاتف.
ومن المثير للاهتمام ، أنه إذا كان عملك ينمو ، فستحتاج بالفعل إلى عدد أقل من خطوط الهاتف لكل موظف مع زيادة عدد الموظفين. في حين أن هذا العدد المتزايد من الموظفين سيؤدي بالتأكيد إلى إجراء المزيد من المكالمات ، إلا أن الاحتمال منخفض لأن يقوم كل موظف بإجراء أو استقبال المكالمات في نفس الوقت بالضبط. على الأرجح ، عندما يغلق أحد الموظفين الهاتف للقيام ببعض الأعمال ، سيقوم آخر بالتقاط الهاتف لإجراء مكالمة أخرى.
لفهم حجم المكالمات الهاتفية لشركتك ، راجع قائمة المكالمات المفصلة في فاتورة الهاتف لتحديد عدد المكالمات التي تم إجراؤها خلال أوقات الذروة. أفضل طريقة هي فحص فاتورة هاتفك وتحديد ما إذا كان يتم استخدام كل رقم هاتف. إذا تم تعيين العديد من أرقام الهواتف الخاصة بك كرسائل فاكس واردة أو تم تعيينها لنظام الأمان الخاص بك ولم يتم استخدامها حاليًا ، فمن المحتمل أن يكون لديك عدد كبير جدًا من الخطوط.
على الجانب الآخر ، إذا اشتكى العملاء أو الموظفون أو الزملاء من استمرار حصولهم على إشارة مشغول عند الاتصال بعملك ، فربما تحتاج إلى إضافة المزيد من الخطوط.
قبل الإسراع بالخروج وشراء المزيد من خطوط الهاتف ، تأكد من حل مشكلة عنق الزجاجة في نظام هاتفك. قد يكون ناتجًا عن عطل في البطاقة تسبب في فقد عشرة أسطر في نظام هاتفك. إذا لم تجد أي مشكلة بعد استكشاف أخطاء أجهزتك وإصلاحها ، فاطلب خطوطًا إضافية لمطابقة عدد الأشخاص المتأثرين بنقص الخطوط. ربما وظّف قسم الموارد البشرية 20 شخصًا إضافيًا ولم يخبرك. إذا لم يتمكن 10 أشخاص في مكتبك خلال أوقات ذروة الاتصال من الحصول على الخطوط الخارجية ، اطلب 12 خطاً آخر.
باختصار ، يعتمد عدد خطوط الهاتف التي تحتاجها أعمالك على عدد الموظفين في المكتب (مقارنةً بالخارج في الميدان) وحجم مكالماتهم خلال أوقات ذروة الاتصال. سيساعدك إلقاء نظرة على سجلات المكالمات السابقة لعملك بشكل كبير في تحديد عدد خطوط الهاتف المطلوبة.